Avant d'adresser un manuscrit à Gallimard BD, il est généralement utile d'en vérifier l'adéquation avec la ligne éditoriale et les ouvrages publiés par la maison. La pertinence d'une soumission dépend notamment du genre du projet, de son approche narrative et graphique, ainsi que de son niveau d'aboutissement. Une relecture attentive permet de repérer les erreurs, les incohérences ou les passages peu clairs. La mise en page gagne aussi à rester sobre et lisible, afin de faciliter l'examen du texte, du scénario ou des planches.
Les documents d'accompagnement méritent une préparation tout aussi soignée. Selon les consignes, il peut être demandé de joindre un synopsis, une note d'intention, une brève présentation de l'auteur ou de l'autrice, ainsi qu'un extrait, des planches ou le manuscrit complet selon les cas. Un message d'envoi clair, avec un objet explicite, aide à identifier immédiatement la nature du projet. Il est souvent recommandé de donner au fichier un nom compréhensible, associant par exemple le titre du projet et le nom de son auteur, puis de vérifier que les coordonnées utiles figurent bien dans le message ou le document.
Les modalités de soumission pouvant varier d'une maison à l'autre et évoluer, il est recommandé de consulter les consignes officielles de Gallimard BD avant tout envoi, afin d'adapter le dossier au format éventuellement attendu.