Avant d'adresser un manuscrit aux Éditions Viviane Hamy, il est généralement utile d'examiner la ligne éditoriale de la maison et les ouvrages qu'elle publie. Cette vérification permet d'apprécier si le genre littéraire, la démarche du texte et son positionnement paraissent compatibles avec le projet éditorial envisagé. La pertinence d'une soumission dépend en effet autant de la nature du manuscrit que de son degré d'aboutissement.
Une relecture attentive est souvent recommandée afin de limiter les erreurs typographiques, les incohérences et les maladresses de forme. Une mise en page sobre, aérée et facilement lisible peut également faciliter l'examen du texte. Le fichier gagne à porter un nom explicite, associant par exemple le titre du manuscrit et le nom de l'auteur, tandis que les coordonnées doivent rester facilement accessibles dans le message ou dans les documents transmis.
Il est aussi prudent de préparer des éléments d'accompagnement clairs et concis. Selon les consignes, il peut être demandé un synopsis, une note d'intention, une brève présentation de l'auteur, un extrait ou le manuscrit complet. L'objet du message doit indiquer sans ambiguïté qu'il s'agit d'une proposition de manuscrit et, si utile, en préciser le genre. Les modalités pouvant évoluer ou différer selon les maisons, il est recommandé de consulter les consignes officielles des Éditions Viviane Hamy avant tout envoi.