Avant d'adresser un manuscrit à Philéas, il est généralement utile de vérifier que le projet correspond à la ligne éditoriale de la maison, notamment au regard de son genre, de son format et de sa proposition narrative. La pertinence d'une soumission dépend en effet autant du projet éditorial visé que du degré d'aboutissement du texte ou du dossier présenté. Une relecture attentive permet de corriger les coquilles, les incohérences et les répétitions, tandis qu'une mise en page sobre et lisible facilite l'examen du document.
Le message d'accompagnement gagne à être concis, avec un objet clair indiquant qu'il s'agit d'une proposition de manuscrit. Il est souvent recommandé de nommer le fichier de manière explicite, par exemple en associant le titre du projet et le nom de l'auteur, et de vérifier que les coordonnées figurent bien dans le message ou dans le document transmis. Selon les consignes, il peut être demandé de joindre un synopsis, une note d'intention, une brève présentation de l'auteur, un extrait ou le manuscrit complet. Ces éléments doivent présenter le projet sans surcharger l'envoi. Les modalités de soumission pouvant varier d'une maison à l'autre et évoluer, il est recommandé de consulter les consignes officielles de Philéas avant tout envoi, afin d'adapter précisément le dossier attendu.