Avant d'adresser un manuscrit aux Éditions Philippe Rey, il est généralement utile de vérifier qu'il correspond, autant que possible, à la ligne éditoriale de la maison et au genre littéraire qu'elle publie. Cette adéquation ne garantit pas une sélection, mais elle permet de proposer un projet dans un cadre plus cohérent. Une relecture attentive est souvent recommandée afin de corriger les fautes, les incohérences et les erreurs de présentation susceptibles de gêner la lecture.
La mise en page gagne à rester sobre et lisible : pages numérotées, police claire, paragraphes aérés et fichier facilement ouvrable. Le manuscrit peut aussi être accompagné de documents préparés avec soin. Selon les consignes, il peut être demandé un synopsis, une note d'intention, une courte présentation de l'auteur, un extrait ou le manuscrit complet. Ces éléments doivent présenter le projet avec précision, sans chercher à remplacer le texte lui-même.
Le message d'envoi mérite également une attention particulière. Un objet explicite, un nom de fichier compréhensible et la présence de coordonnées à jour facilitent l'identification de la proposition. Certaines maisons précisent aussi des modalités particulières concernant le format des documents ou le canal de réception. Les conditions pouvant évoluer et varier selon les projets, il est recommandé de consulter les consignes officielles des Éditions Philippe Rey avant tout envoi.