Avant d'adresser un manuscrit aux Éditions Hermann, il est généralement utile d'en apprécier l'adéquation avec la ligne éditoriale de la maison, ses collections et les ouvrages déjà publiés. La pertinence d'une soumission dépend notamment du genre du texte, de son projet éditorial, de son lectorat envisagé et de son niveau de préparation.
Une relecture attentive permet de corriger les fautes, les incohérences et les répétitions susceptibles de gêner la lecture. Une mise en page sobre, homogène et facilement lisible facilite également l'examen du document. Il est souvent recommandé de préparer des documents d'accompagnement clairs : un bref synopsis, une note d'intention, une présentation de l'auteur ou encore un extrait peuvent être demandés selon les consignes de chaque maison. Dans certains cas, le manuscrit complet peut être attendu ; dans d'autres, seul un dossier de présentation est sollicité.
Le message d'envoi gagne à comporter un objet explicite, indiquant par exemple qu'il s'agit d'une proposition de manuscrit, ainsi qu'une présentation concise du projet. Le fichier peut être nommé de manière identifiable, avec le nom de l'auteur et le titre provisoire ou définitif. Les coordonnées de contact devraient figurer dans le message et, si cela paraît utile, dans le document transmis.
Les modalités de soumission pouvant évoluer, il est recommandé de consulter les consignes officielles des Éditions Hermann avant tout envoi, afin de vérifier le canal de contact, les formats acceptés et les pièces éventuellement requises.