Avant d'envoyer un manuscrit aux Éditions de l'Observatoire, il est utile de vérifier son adéquation avec la ligne éditoriale de la maison et avec les genres qu'elle indique recevoir. Le projet gagne à être relu avec attention, afin de corriger les erreurs résiduelles et de rendre la lecture aussi fluide que possible. Une mise en page sobre et lisible, ainsi qu'un fichier clairement nommé avec le titre du texte et le nom de l'auteur, facilitent également l'identification du document.
Les documents d'accompagnement méritent la même préparation : selon les consignes, il peut être demandé de renseigner un synopsis, une présentation biographique ou bibliographique, le genre du manuscrit et des coordonnées permettant de recontacter l'auteur. Le synopsis doit généralement exposer avec clarté l'intrigue ou l'axe du projet, sans chercher à remplacer le manuscrit lui-même. Certaines maisons demandent un extrait, d'autres le texte complet ; il convient donc de ne pas appliquer automatiquement les usages d'un éditeur à un autre.
Pour les Éditions de l'Observatoire, la consultation de la page officielle consacrée aux manuscrits permet de vérifier les modalités en vigueur, notamment le recours à un formulaire de dépôt et les informations demandées. La maison précise également certains critères relatifs aux genres reçus et au caractère achevé du texte. (manuscrits.editions-observatoire.com)