Avant d'adresser un manuscrit à La Documentation française, il est généralement utile de vérifier que le projet correspond à la ligne éditoriale de la maison et aux thématiques qu'elle publie. Cette adéquation peut dépendre du genre du texte, de son angle, de son public visé et de son inscription dans un projet éditorial identifiable. Une lecture attentive des ouvrages déjà parus et des informations institutionnelles disponibles peut aider à apprécier cette cohérence.
Le manuscrit gagne à être relu avec soin afin de limiter les fautes, les incohérences et les répétitions. Une mise en page simple et lisible facilite également l'examen du document : pagination, titres clairement distingués et police sobre constituent souvent des choix prudents. Il est aussi recommandé de nommer le fichier de manière explicite, par exemple en associant le nom de l'auteur et le titre du projet, et de veiller à ce que les coordonnées restent faciles à retrouver.
Selon les consignes, il peut être demandé de joindre un synopsis, une note d'intention, une présentation de l'auteur, un extrait ou le manuscrit complet. L'objet du message doit rester clair et permettre d'identifier immédiatement la nature de l'envoi. Les modalités de soumission pouvant évoluer et varier d'une maison à l'autre, il est préférable de consulter les consignes officielles de La Documentation française avant tout envoi.