Avant d'envisager un envoi à CoolLibri, il convient de vérifier la nature du projet et le service recherché.
Le site officiel présente notamment CoolLibri comme une solution d'impression et d'autoédition, plutôt que comme une maison d'édition traditionnelle recevant des manuscrits pour sélection. (coollibri.com) Si un auteur souhaite néanmoins préparer son texte en vue d'une démarche éditoriale ou de publication, il est souvent recommandé de s'assurer que le manuscrit correspond au genre, au lectorat et au projet envisagés.
Une relecture attentive aide à corriger les erreurs, les incohérences et les passages peu clairs. La mise en page gagne aussi à rester sobre et lisible, avec une présentation homogène facilitant la lecture. Selon les consignes applicables, les documents d'accompagnement peuvent comprendre un synopsis, une note d'intention, une courte présentation de l'auteur ou un extrait ; certaines structures demandent plutôt le manuscrit complet.
Le message d'accompagnement peut préciser clairement l'objet de la démarche, le genre du texte et les coordonnées de l'auteur. Un nom de fichier simple, incluant par exemple le titre et le nom de l'auteur, limite les risques de confusion. Les modalités pouvant évoluer selon les services et les interlocuteurs, il est recommandé de consulter les consignes officielles de CoolLibri avant tout envoi ou dépôt de fichier.