Avant d'envisager l'envoi d'un manuscrit à Delachaux et Niestlé, il est utile d'examiner la place que pourrait y trouver le projet.
Le catalogue et les collections permettent de comparer le sujet, le genre, le lectorat visé et la manière de traiter le propos avec les ouvrages publiés par la maison.
Le Syndicat national de l'édition présente notamment Delachaux et Niestlé comme un éditeur d'ouvrages consacrés aux sciences naturelles et à l'environnement, sans que cette présentation suffise à déterminer, à elle seule, quels projets peuvent lui être soumis. (sne.fr) Un texte peut aborder un thème proche de ceux du catalogue tout en relever d'une démarche éditoriale différente. Préciser ce que l'ouvrage propose, à qui il s'adresse et sous quelle forme aide donc l'auteur à apprécier la pertinence de sa soumission.
La préparation du manuscrit mérite la même attention. Une relecture attentive peut porter sur la langue, la cohérence du plan, la précision des termes et les éventuelles répétitions. Pour un projet comportant des références, des légendes ou des illustrations, il est souvent recommandé de vérifier aussi leur concordance avec le texte. Une mise en page sobre, avec des titres repérables et des paragraphes aérés, facilite la lecture sans chercher à reproduire celle d'un livre imprimé. Avant tout envoi, il est également prudent de contrôler que le fichier s'ouvre correctement et que son nom permet d'identifier le titre du projet et son auteur, sans ambiguïté ni intitulé générique.
Les documents d'accompagnement servent à présenter le projet avec concision, mais leur contenu dépend des consignes de chaque maison. Selon les cas, il peut être demandé un synopsis, une note d'intention, une présentation de l'auteur, un extrait ou le manuscrit complet. Le synopsis peut exposer l'organisation et le contenu de l'ouvrage ; la note d'intention peut expliquer son angle et le public auquel il s'adresse. Une présentation de l'auteur peut signaler les expériences pertinentes pour le sujet, sans se substituer au texte soumis. Si l'envoi s'effectue par message, un objet clair indiquant qu'il s'agit d'une proposition éditoriale, accompagné du titre du projet, aide à comprendre la démarche. Les coordonnées de l'auteur doivent être présentes dans les documents transmis ou dans le message, afin qu'une réponse reste possible.
Ces points constituent des vérifications préparatoires, et non des exigences attribuées à Delachaux et Niestlé. Les modalités de soumission varient d'un éditeur à l'autre et peuvent évoluer : avant d'envoyer quoi que ce soit, il est recommandé de consulter les consignes officielles de la maison pour confirmer le canal d'envoi, les pièces attendues et le format accepté.