Avant d'envisager l'envoi d'un manuscrit à Gallmeister, il est utile de prendre le temps de parcourir son catalogue et de lire plusieurs ouvrages proches du projet proposé.
La maison présente sa ligne éditoriale comme ouverte à différents genres de littérature romanesque ; cette diversité ne signifie toutefois pas que chaque texte trouvera nécessairement sa place dans son programme.
L'auteur peut s'interroger sur le genre de son manuscrit, ses thèmes, sa forme et le public auquel il s'adresse, sans chercher à établir des ressemblances artificielles avec des titres déjà publiés.
La pertinence d'une soumission dépend aussi du projet éditorial de la maison et du degré d'aboutissement du texte. (gallmeister.fr)
Une relecture attentive permet ensuite de vérifier la cohérence du récit, la continuité des personnages, la précision de la langue et les éventuelles répétitions. Une correction orthographique ne remplace pas ce travail sur l'ensemble du manuscrit. Si le texte a beaucoup changé au fil des versions, il peut être utile de le relire une dernière fois dans sa forme définitive avant tout envoi. La présentation matérielle mérite la même attention : une mise en page sobre, des paragraphes bien distingués et un fichier facile à ouvrir facilitent la lecture. Il est souvent recommandé de donner au fichier un nom explicite, comprenant au moins le titre du projet et le nom de l'auteur, plutôt qu'un intitulé provisoire difficile à identifier.
Les documents d'accompagnement doivent rester adaptés aux consignes effectivement publiées. Selon les maisons, il peut être demandé un synopsis, une note d'intention, une brève présentation de l'auteur, un extrait ou le manuscrit complet. Ces éléments n'ont pas tous la même fonction : le synopsis expose le déroulement du texte, tandis que la note d'intention peut éclairer la démarche d'écriture. Mieux vaut préparer des documents clairs et cohérents avec le manuscrit, sans présumer que Gallmeister demande chacune de ces pièces ni envoyer davantage que ce qui est indiqué.
Si une soumission par message électronique est prévue, l'objet peut préciser simplement qu'il s'agit d'une proposition de manuscrit, avec son titre. Le corps du message gagne à présenter brièvement le projet et à signaler les pièces jointes. Les coordonnées de l'auteur doivent être présentes dans les documents ou le message, de façon à permettre une identification sans ambiguïté. Les modalités de soumission variant d'une maison à l'autre et pouvant évoluer, il reste recommandé de consulter les consignes officielles de Gallmeister avant de choisir le canal d'envoi, le format des fichiers et les pièces à transmettre.