Glossaire éditorial
Bordereau de mise en dépôt
Notion de littérature, d'écriture et d'édition classée à la lettre B.
Définition
Le bordereau de mise en dépôt est un document commercial et logistique utilisé lorsqu’un éditeur, un diffuseur, un distributeur ou un auteur remet des exemplaires d’un livre à un tiers, le plus souvent une librairie, mais aussi un organisateur de salon, une bibliothèque ou un lieu de vente. Il constate que les ouvrages sont confiés sans être nécessairement vendus au moment de leur remise. Ce document permet d’identifier précisément le lot : titres, ISBN, édition ou format, quantité, prix public et, selon les usages, valeur des exemplaires. Daté, il mentionne généralement l’identité du déposant et du dépositaire, le lieu, les conditions de dépôt, la durée prévue, ainsi que les modalités de vente, de règlement et de retour. La signature ou l’accusé de réception du dépositaire établit une trace de la livraison et facilite le rapprochement ultérieur entre les ventes déclarées, les exemplaires restitués et le stock restant. Son intérêt est d’éviter les erreurs de comptage et les désaccords sur la nature ou le nombre des livres remis. Il sert également de support à la gestion administrative et comptable : les exemplaires déposés ne correspondent pas à une vente ferme et leur facturation intervient habituellement au rythme des ventes, conformément aux conditions convenues. Dans une relation de dépôt-vente, le bordereau ne remplace donc ni un contrat de diffusion ni les conditions générales applicables ; il matérialise l’exécution d’un envoi déterminé. La propriété des exemplaires, les taux de remise, la responsabilité en cas de perte ou de détérioration et les délais de reprise dépendent des documents contractuels entre les parties. Il convient de distinguer ce bordereau du dépôt légal. Le dépôt légal concerne les publications mises à la disposition du public et impose, dans certaines situations, l’envoi d’un exemplaire accompagné d’une déclaration à la Bibliothèque nationale de France. Il ne s’agit pas d’un dispositif de dépôt-vente en librairie. (bnf.fr) Le bordereau de mise en dépôt ne concerne pas non plus l’envoi d’un manuscrit à une maison d’édition : avant acceptation, le texte transmis est un projet éditorial, non un stock d’ouvrages fabriqués et confiés à la vente. Édition Livre France